Kada se pitate šta uraditi ako klijent ne plati fakturu, dajte prednost efektivnoj komunikaciji, struktuiranim praćenjima i razumevanju vaših pravnih opcija – ali je takođe važno znati kada eskadirao stvari.
Uspostavite jasnu komunikaciju
Kada se suočite sa klijentom koji ne plaća, važno je početi tako što ćete se obratiti klijentu kako biste razumeli uzrok zbog kojeg faktura nije plaćena. Empatičan pristup može doneti više informacija i otvoriti put ka rešenju. Na primer, ako klijent ima probleme sa prilivom gotovine, verovatnije je da će odgovoriti na predlog o dogovoru o plaćanju.
Savet za komunikaciju: Pokušajte da započnete razgovor pitanjem: "Primetio sam da nedavna faktura nije plaćena. Da li postoji nešto sa vaše strane što bi trebalo da znam a što uzrokuje kašnjenje?" Ovaj način početka dijaloga pokazuje vašu spremnost da razumete situaciju i zajedno radite na pronalaženju rešenja.
Implementirajte struktuiran proces praćenja
Obezbedite da neplaćene fakture ne prođu neprimećeno, posebno kada razmišljate šta da radite ako klijent ne plati. Postavite i pridržavajte se sistematskog procesa praćenja. Početno kontaktiranje klijenta nedelju dana nakon datuma dospeća plaćanja, a zatim u redovnim intervalima, pokazuje profesionalizam i upornost.
Primer: Prvo praćenje 7 dana nakon datuma dospeća; drugo praćenje 14 dana kasnije, sa eskalacijom pri svakom koraku.
Istražite pravne opcije za sprovođenje
Ako komunikacija i praćenja ne uspeju, važno je temeljno istražiti vaše pravne opcije kada odlučujete šta da radite ako klijent ne plati fakturu. Razmislite o započinjanju sa Alternativnim rešavanjem sporova (ADR - npr. posredovanje, arbitraža ili pregovaranje) opcijama, nakon čega sledi eskalacija na sud za male sporove ili angažovanje agencije za naplatu ako to situacija zahteva.
Savet: Ako alternativno rešavanje sporova ne donosi uspeh, tipičan sledeći korak je da pokrenete tužbu kod suda za male sporove kako biste povratili dugovane iznose.
Ojačajte svoje ugovorne dogovore
Sprečite buduće incidente jačanjem svojih ugovora sa eksplicitnim uslovima plaćanja, naknadama za kašnjenje i posledicama za neplaćanje da biste se bolje nosili sa situacijama kada klijent ne plati fakturu. Ova proaktivna mera ojačava vašu poziciju pravno i finansijski.
Primer: Uključite klauzulu koja navodi "Naknada za kašnjenje od 2% mesečno će biti primenjena na iznose neplaćene duže od 30 dana."
Poboljšajte politike fakturisanja i plaćanja
Za pojednostavljenje procesa fakturisanja i kao proaktivni korak u upravljanju neplaćenim fakturama, razmotrite korišćenje FakturaOnline. Omogućava vam brzo i bez problema kreiranje raznih vrsta faktura direktno u vašem pregledaču. Elektronski sistemi za fakturisanje ne samo da olakšavaju tačnost i brzinu, već takođe nude mogućnosti praćenja i prijateljske podsetnike za neplaćene fakture.
Savet: Iskoristite elektronske sisteme za fakturisanje koji mogu slati ljubazne podsetnike za plaćanje klijentu na svake dve nedelje, smanjujući potrebu za ručnim praćenjem.
Razmotrite spoljnu pomoć
Ponekad, traženje spoljne pomoći od agencije za naplatu ili pravnog savetnika je efikasna mera kada se suočavate sa neplaćenim fakturama. Ovi profesionalci mogu dati težinu vašim zahtevima i ukazati klijentu na ozbiljnost situacije.
Savet: Dobro sastavljeno profesionalno pismo zahteva od advokata može pokazati da ste ozbiljni u vezi sa potraživanjem onoga što vam duguju.
Smanjite buduće rizike
U budućnosti, da biste smanjili rizike od neplaćanja i minimizirali slučajeve kada se pitate šta da radite ako klijent ne plati fakturu, usvojite prakse poput provere kreditne sposobnosti novih klijenata, izgradnje pozitivnih odnosa s kupcima i održavanje finansijskog rezervnog fonda.
Savet: Razvijte praksu rezervisanja 5% zarade kao fonda za nepredviđene slučajeve za pokrivanje operativnih troškova kada se suočavate sa kašnjenjima u plaćanju.
