Šablon fakture u PDF-u
PDF je danas standardni format za slanje faktura – i to s dobrim razlogom. Dokument izgleda isto na svakom uređaju, primalac ga ne može jednostavno izmeniti i lako se arhivira. Sam PDF, međutim, nije alat za kreiranje faktura. Fakturu najpre napravite u drugom programu i onda je izvezete u PDF – ili koristite FakturaOnline.rs, gde se PDF generiše automatski.
Zašto slati fakture baš kao PDF?
PDF (Portable Document Format) je idealan format za fakturisanje iz više razloga:
Nepromenljivost – primalac ne može jednostavno da prepiše iznos, datum niti bilo koji drugi podatak. Faktura u PDF-u služi kao pouzdan dokaz za obe strane.
Jedinstven izgled – za razliku od .docx ili .xlsx fajlova, PDF se prikazuje identično na svakom računaru, telefonu ili tabletu. Nema raspadnutih tabela niti pomerenih kolona.
Jednostavna arhiva – PDF fajlovi su kompaktni i lako se sortiraju, čuvaju u rezervnim kopijama i pretražuju.
-
Univerzalna kompatibilnost – PDF može da otvori svako, bez obzira na operativni sistem ili instaliran softver. Ne treba vam Word, Excel niti bilo koji drugi plaćeni program.
Poreska uprava prihvata fakture u PDF formatu kao punovažne dokumente. Ukoliko ih imate bezbedno sačuvane i dostupne u zakonski propisanom roku, ne morate čuvati papirne kopije.
Kako napraviti fakturu u PDF-u?
Sam PDF ne pruža mogućnost da se faktura sastavi. Postoje tri osnovna načina da dođete do fakture u PDF formatu:
1. Izvoz iz drugog programa
Fakturu napravite u Excel-u, Word-u ili Google Docs-u, a zatim je izvezete u PDF. U tom slučaju, međutim, morate sami da vodite računa o formatiranju, izračunavanjima i numeraciji.
2. Popunjavanje PDF šablona
Na internetu možete naći gotove PDF formulare u koje podatke unosite direktno. Pogodni su za jednokratnu upotrebu, ali za redovno fakturisanje su nepraktični – nemaju formule, automatsku numeraciju ni evidenciju.
3. Online alat za fakturisanje
Servisi poput FakturaOnline.rs generišu PDF automatski. Popunite podatke, kliknete na dugme – i imate gotovu fakturu u PDF-u sa svim što treba: tačni proračuni, profesionalan izgled i automatsko čuvanje u arhivi.
Ako fakturišete redovno – makar samo nekoliko faktura mesečno – ručno pravljenje PDF-a iz Excel-a ili Word-a će vas koštati više vremena nego što ćete uštedeti u poređenju sa online alatom.
Na šta obratiti pažnju kod faktura u PDF-u
PDF je najbezbedniji format za slanje faktura, ali ipak postoji nekoliko stvari koje bi trebalo imati na umu:
Proverite pre izvoza – kada se PDF jednom generiše, izmene su komplikovane. Uvek proverite sve podatke još u izvornom fajlu.
Kvalitet izvoza – pri konverziji iz Excel-a ili Google Sheets-a raspored tabele može da se poremeti. Pregledajte gotov PDF pre nego što ga pošaljete.
Veličina fajla – ako u fakturu ubacujete logo u visokoj rezoluciji, PDF može znatno da naraste. Neki mejl serveri ograničavaju veličinu priloga.
Editabilni PDF – nije svaki PDF zaštićen. Ako ga napravite kao formular sa poljima za popunjavanje, primalac može da prepiše podatke. Uvek izvozite kao statični (needitabilni) PDF.
Pažnja!
Ako fakturu pravite u Excel-u, Word-u ili Google Docs-u, uvek je pošaljite kao PDF – nikada kao izvorni fajl (.xlsx, .docx, link ka Google dokumentu). Samo PDF garantuje da primalac vidi tačno ono što ste izdali.
Sa FakturaOnline.rs ne morate da brinete o formatu. Svaka faktura se automatski čuva kao needitabilni PDF profesionalnog izgleda i sa tačnim proračunima – bez rizika da se na putu do primaoca bilo šta promeni.
Fakturišite kao profesionalac.
Vaši klijenti će videti da faktura odgovara vašem brendu.
Dodajte svoj logo, boje brenda ili pečat za samo nekoliko sekundi. Šablone koji se mogu uređivati lako prilagodite svojim potrebama.
Vaš logo na svakoj fakturi
Otpremite sopstveni logo i dajte svakoj fakturi profesionalan izgled koji je prepoznatljivo vaš.
Boje vašeg brenda
Izaberite boje svog brenda tako da vaše fakture budu usklađene sa vizuelnim identitetom vaše firme.
Dodajte pečat
Treba vam pečat firme na fakturi? Samo ga otpremite – pojaviće se automatski na pravom mestu.
