Broj dokumenta

Broj dokumenta je jedinstveni identifikator koji dodeljujete poslovnom dokumentu, kao što su račun, avansni račun, otpremnica ili blagajnički izveštaj. Služi za jasno praćenje, povezivanje sa plaćanjima i uredno arhiviranje; na računima je obično obavezan i treba da bude jasno vidljiv.

Način formiranja broja je interna odluka, ali treba da bude dosledan i logičan. Često se koristi kombinacija prefiksa (serije), tekućeg broja i opcione oznake kupca ili projekta; broj mora biti jedinstven u okviru izabrane serije i dodeljivati se hronološki.

Šta se smatra dobrom praksom pri dodeli brojeva dokumentima:

• Jedan dokument = jedan broj, bez ponavljanja.
• Numeracija po serijama (npr. RA- za račune, OT- za otpremnice).
• Bez ručnih prepravki broja nakon izdavanja dokumenta.
• Ne ostavljati namerne “rupe” u nizu; stornirane ili poništene brojeve evidentirati.
• Broj navesti na svim kopijama i u elektronskoj verziji dokumenta.

Ne mešajte broj dokumenta sa pozivom na broj ili referencom za plaćanje — to je oznaka na uplatama i može biti drugačija. Takođe, interni broj dokumenta može da se razlikuje od broja računa koji kupac vidi, ako tako podesite serije; važno je da veza bude jasna u vašoj evidenciji.