Politika odobravanja

Politika odobravanja je interni skup pravila koja određuje ko, kako i kada odobrava dokumente i troškove u firmi. Obično pokriva nabavke, fakture (račune), naloge za plaćanje, avanse i povraćaj troškova zaposlenih, a često i knjižna odobrenja. Cilj je da troškovi budu kontrolisani, dokumentacija potpuna i proces jasan.

Postoje jednostepene i višestepene šeme odobravanja. Razlika je u nivou ovlašćenja i potrebnim koracima: negde je dovoljan jedan potpis, a negde je potrebno više potvrda po iznosu ili vrsti troška. Politika može biti papirna ili digitalna, ali trag odobrenja mora biti proverljiv.

Na šta politika treba da odgovori:

• Ko ima pravo da odobrava i do kog iznosa.
• Kada je potreban drugi potpis ili viši nivo odobrenja.
• Koji dokumenti su obavezni uz zahtev (ponuda, ugovor, narudžbenica).
• Rokovi za odobrenje i način praćenja statusa.
• Kako se čuva dokaz (potpis ili elektronski trag) i ko ga proverava.
• Kako se postupa sa izuzecima, hitnim slučajevima i odbijenim zahtevima.