Narudžbenica je dokument kojim kupac zvanično poručuje robu ili uslugu od dobavljača. Ona predstavlja izjavu volje – ako se poziva na postojeći predračun ili ponudu i sadrži iste uslove, njenim slanjem nastaje ugovorni odnos. Zato je važno da svi podaci budu tačni i potpuni. Dobro sastavljena narudžbenica štiti obe strane od nesporazuma o obimu, cenama i rokovima isporuke.
Šta treba da sadrži narudžbenica?
Narudžbenica nema zakonski propisanu formu, ali u poslovnoj praksi postoji ustaljeni sadržaj koji obezbeđuje jasnoću i mogućnost praćenja celokupnog toka posla – od porudžbine do fakture.
#
Narudžbenica je pravno obavezujuća. Ako se pozivate na predračun ili ponudu i narudžbenicom prihvatate iste uslove, njenim slanjem nastaje ugovorni odnos. Ako narudžbenica odstupa od ponude – npr. u količini, ceni ili roku – smatra se novom ponudom koju dobavljač mora da prihvati. Pre slanja pažljivo proverite sve podatke.
Kada i zašto se narudžbenica koristi?
Narudžbenica je standardan dokument u poslovnom prometu koji obezbeđuje jasnoću i sledljivost porudžbine:
Prihvatanje ponude ili predračuna – Dobili ste predračun i želite da zvanično poručite. Narudžbenica sa pozivom na broj predračuna čini nastanak ugovornog odnosa nedvosmislenim.
Redovna nabavka robe – Kod ponavljajućih porudžbina standardizovana narudžbenica obezbeđuje doslednost i smanjuje greške u lancu snabdevanja.
Dokumentacija i sledljivost – Narudžbenica je dokaz u poslovnom prometu. Ako dođe do neslaganja u isporuci, reklamacije ili spora, možete se pozvati na tačno ono što ste poručili.
Interni procesi odobrenja – U mnogim firmama narudžbenica je preduslov da računovodstvo odobri plaćanje fakture. Bez nje, faktura ne može da se proknji.
Osnov za fakturu – Dobavljač preuzima podatke iz narudžbenice i na osnovu njih ispostavlja račun. Što je narudžbenica preciznija, to je manje potrebe za naknadnim korekcijama.
Broj narudžbenice navedite i na otpremnici i na fakturi. Tako nastaje čist lanac dokumenata: predračun → narudžbenica → otpremnica → faktura, koji je lako pratiti i nakon više meseci.
