Faktura u Wordu ili Excelu: kada je šablon dovoljan, a kada nije

Kada je faktura iz Worda ili Excela dovoljna

Zakon ne propisuje u kom programu pravite fakturu. Faktura iz Worda, Excela ili čak napisana rukom važi ako sadrži sve obavezne elemente i ako je izdate na vreme. Važan je sadržaj, a ne alat. Koji su to elementi, pročitajte u tekstu šta sve mora da sadrži faktura.

Šablon u Wordu ili Excelu obično je dovoljan ako:

• niste u sistemu PDV-a, na primer kao preduzetnik paušalac,

• ne fakturišete javnom sektoru,

• izdajete samo nekoliko faktura mesečno, uglavnom stalnim klijentima,

• fakturišete sami i datoteku ne delite sa kolegama.

E-fakture i SEF: kada Word i Excel nisu dozvoljeni

U Srbiji se elektronske fakture izdaju i primaju preko Sistema elektronskih faktura (SEF). E-faktura je strukturiran dokument koji softver primaoca automatski obrađuje. PDF iz Worda ili Excela nije e-faktura, čak ni kada ga pošaljete mejlom.

• Obveznici PDV-a od 1. januara 2023. moraju preko SEF-a da izdaju fakture drugim obveznicima PDV-a i javnom sektoru, kao i da primaju e-fakture.

• Fakture javnom sektoru idu isključivo preko SEF-a, i kada ih izdaje paušalac.

• Preduzetnici van sistema PDV-a nisu obavezni korisnici SEF-a za fakture privatnim firmama, ali mogu da se uključe dobrovoljno.

Razlike u fakturisanju između obveznika i neobveznika PDV-a objašnjava tekst o fakturisanju za obveznike i neobveznike PDV-a.

Na šta da pazite kada fakturišete u Wordu i Excelu

Kancelarijski program ne proverava ništa umesto vas. Sve morate sami da pratite, i upravo tu nastaju greške.

Broj fakture

Svaka faktura mora da ima jedinstven broj, a brojevi treba da idu redom. Kada kopirate šablon, lako se desi da dve fakture dobiju isti broj ili da jedan broj preskočite.

Izmene već poslate fakture

Izdatu fakturu ne treba jednostavno da prepišete. Ako Excel datoteku izmenite posle slanja i sačuvate je pod istim imenom, više se ne vidi šta je klijent zaista dobio. Grešku na poslatoj fakturi ispravite knjižnim odobrenjem ili novom fakturom, a ne izmenom datoteke.

Obračuni i PDV

Ručne formule greše neprimetno. Formula ne obuhvati novi red, zaokruživanje nije tačno ili u šablonu ostane stara stopa. Za paušalca je posledica „samo“ pogrešan iznos. Za obveznika PDV-a greška u porezu je problem i za kupca koji odbija prethodni porez.

Čuvanje

Fakture čuvajte sređeno i tako da ih posle više godina lako pronađete i otvorite. To znači redovne rezervne kopije i jedinstveno imenovanje datoteka. E-fakture privatnog sektora čuvaju se 10 godina od isteka godine u kojoj su izdate.

Kada je vreme da pređete na program za fakturisanje

Prelazak se isplati kada vam šablon donosi više posla nego što štedi. Tipični signali:

• Ulazite u sistem PDV-a. Kada vaš promet u prethodnih 12 meseci pređe 8.000.000 dinara, postajete obveznik PDV-a. Od tada fakture drugim obveznicima izdajete preko SEF-a.

• Dobijate klijenta iz javnog sektora. Fakture državnim institucijama i javnim preduzećima idu samo kroz SEF.

• Faktura ima sve više. Popunjavanje, provera brojeva i čuvanje odnose vam sate svakog meseca.

• Fakturiše više ljudi. Zajednička datoteka znači rizik da dvoje upotrebi isti broj.

• Ponavljate iste fakture. Mesečni paušal u programu podešavate jednom.

• Knjigovođa traži podatke, a ne PDF. Ručno prepisivanje faktura košta vreme i novac.

• Gubite pregled nad uplatama. Bez traženja ne znate ko vam još duguje.

Kako da se pripremite za prelazak, pročitajte u vodiču za prelazak sa Excela na onlajn fakturisanje.

Šta vam program za fakturisanje donosi i koliko košta

U odnosu na šablon, program ima nekoliko praktičnih prednosti:

• automatsko numerisanje bez duplikata i praznina,

• sačuvani podaci o klijentima, bez ponovnog kucanja,

• obračun PDV-a po stopi koju izaberete,

• pregled plaćenih i neplaćenih faktura,

• izvoz podataka za knjigovođu umesto prepisivanja,

• arhiva svih faktura na jednom mestu.

Mane su uglavnom dve. Program obično ima godišnju pretplatu, a podaci su kod provajdera, pa proverite kako možete da ih izvezete. Ako ste u sistemu PDV-a, proverite i da li program radi sa SEF-om.