Veštačka inteligencija u fakturisanju: šta već funkcioniše u praksi

Šta veštačka inteligencija može u fakturisanju

Klasičan program za fakturisanje radi po fiksnim pravilima. Veštačka inteligencija (AI) pored toga uči iz podataka, pa se snalazi i u nestandardnim situacijama, na primer sa fakturom neuobičajenog izgleda ili uplatom bez poziva na broj.

Pri tome najviše koristi:

• prepoznavanje teksta (OCR) uz mašinsko učenje, koje skeniran dokument ili PDF pretvara u podatke,

• mašinsko učenje, koje pronalazi obrasce u istoriji plaćanja i dokumenata,

• jezičke modele, koji pišu i sažimaju tekstove.

Ključno je znati gde AI radi samostalno, a gde samo predlaže rešenje koje vi odobravate.

Pet oblasti u kojima AI već funkcioniše

Učitavanje primljenih faktura

Pre svega treba razlikovati dve vrste dokumenata. Fakture koje PDV obveznici razmenjuju preko sistema elektronskih faktura (SEF) već su strukturisani XML fajlovi, pa ih AI ne mora „čitati“ sa slike. Prepoznavanje teksta je korisno za račune iz inostranstva, papirne dokumente i fakture izvan SEF-a. Iz njih AI izdvaja:

• dobavljača, njegov PIB i matični broj,

• broj fakture, datum izdavanja i datum prometa,

• osnovicu, stopu i iznos PDV-a, ukupan iznos i broj tekućeg računa.

AI uči iz vaših ispravki, pa kod stalnih dobavljača ručnog rada ima sve manje.

Uparivanje uplata

AI će upariti uplatu i kada nedostaje poziv na broj, kada jedna uplata pokriva više faktura ili kada je iznos umanjen za bankarsku proviziju. Pri tome upoređuje platioca, iznos, rok plaćanja, svrhu uplate i istoriju plaćanja. Jasne slučajeve uparuje sama, nejasne vam dostavlja na odobrenje.

Otkrivanje grešaka i sumnjivih faktura

AI će vas upozoriti na:

• dupliranu fakturu,

• neuobičajen iznos u odnosu na raniju saradnju,

• promenu broja računa,

• obavezne podatke koji nedostaju.

Promena broja računa je tipičan znak prevare. Prevaranti upadnu u prepisku putem mejla i pošalju fakturu sa svojim brojem računa. Zato svaku takvu promenu proverite telefonom kod osobe koju poznajete, što je jedan od osnovnih načina da zaštitite fakture od prevara.

Opomene i platna disciplina

Iz istorije uplata AI prepoznaje ko obično kasni sa plaćanjem. Može da:

• pošalje opomenu u pravom trenutku,

• izabere odgovarajući ton poruke,

• upozori na kupca čija platna disciplina slabi.

Tako lakše pratite novac koji vam dolazi.

Tekstovi i pregledi

Jezički modeli napišu prateći mejl ili opomenu, prevedu stavke za stranog klijenta i pokažu ko vam najviše duguje.

Gde AI ima ograničenja

• Loši dokumenti: mutna fotografija ili ručno pisan račun povećavaju broj grešaka.

• Poreska procena: AI pročita stopu PDV-a, ali ne može pouzdano da proceni da li je tačna ili da li se primenjuje obrnuto obračunavanje.

• Izmišljeni odgovori: opšti četbotovi mogu da navedu pravila koja ne postoje. Poreska pitanja proverite kod Poreske uprave.

• Podaci o ličnosti: pre slanja faktura u javni alat proverite kako taj alat obrađuje podatke.

Zašto se taj prelazak isplati i za manje firme, objašnjavamo u tekstu zašto preći na elektronsko fakturisanje.

Odgovornost je vaša, a ne AI

Propisi ne prave razliku između faktura nastalih uz AI i bez nje:

• za tačnost podataka na fakturi i za PDV koji odbijate odgovarate vi,

• elektronska faktura mora da ostane verodostojna, neizmenjena i čitljiva,

• subjekti privatnog sektora čuvaju elektronske fakture najmanje 10 godina.

Ne oslanjajte se samo na arhivu u SEF-u. Primljene fakture čuvajte i sami, u izvornom XML obliku.

Kako uvesti AI u 4 koraka

1. Izaberite jednu oblast u kojoj gubite najviše vremena (obično učitavanje faktura ili uparivanje uplata).

2. Odredite pravila kontrole: šta sistem sme sam, a šta odobravate vi.

3. Proverite rad sa podacima: čuvanje, pristup i arhiviranje.

4. Posle nekoliko meseci ocenite rezultate: broj ispravki i ušteđeno vreme.