Saveti za produktivnost preduzetnika

Zašto je fokus teži za preduzetnika nego za zaposlenog

Zaposleni ima šefa koji određuje prioritete i kolege među kojima se posao deli. Vi nemate nijedno. Sami odlučujete šta je danas važno, i sami to morate i uraditi.

Uz to, tokom jednog dana prelazite između potpuno različitih uloga. Ujutru pregovarate sa klijentom, u podne rešavate fakturu, popodne pišete ponudu. Svaki prelazak troši energiju i potrebno je neko vreme da se ponovo uđe u ritam. Za razliku od zaposlenog, nefokusiran dan kod vas se odražava direktno na prihod.

Planirajte dan prema energiji, ne samo prema satu

Većina ljudi ima najviše energije i najbolji fokus u određenom delu dana — neko odmah ujutru, neko tek predveče. Otkrijte kada to važi za vas i sačuvajte to vreme za najzahtevniji zadatak.

Klasična greška je provesti najbolja dva sata dana u imejlu. Odgovaranje na poruke jeste važno, ali to možete i sa upola manje kapaciteta. Zahtevnu ponudu ili odluku o daljem pravcu firme ne možete.

Radite u blokovima i ne prelazite stalno između zadataka

Multitasking je mit. Mozak zapravo ne radi dve stvari istovremeno, samo brzo preskače između njih — a pri svakom skoku gubi vreme i preciznost.

Rešenje je grupisati slične zadatke u blokove. Svi telefonski pozivi jedan za drugim. Fakturisanje u jedno popodne nedeljno. Kreativni rad u jednom neprekinutom periodu bez sastanaka. Kada ne morate stalno da menjate način razmišljanja, posao ide primetno brže.

Ograničite ometanja pre nego što se pojave

Najčešći kradljivac fokusa je obaveštenje. Svaki zvuk vas izvlači iz zadatka, a povratak lako traje nekoliko minuta. Isključite obaveštenja na telefonu i u pregledaču, a telefon tokom fokusiranog rada sklonite van domašaja.

Iza ometanja se često krije i odlaganje — odlažemo ono za šta nemamo volje. Ako prepoznajete taj obrazac, pomozite sebi tako što ćete maksimalno spustiti prag: dogovorite se sa sobom na samo dva minuta, a zalet obično uradi ostalo.

Izaberite metodu koja vam odgovara

Postoje desetine metoda za upravljanje vremenom. Nema smisla uvoditi sve — izaberite jednu, isprobajte je nekoliko nedelja i zadržite ono što funkcioniše. Nekoliko proverenih:

• Pomodoro: radite 25 minuta bez prekida, zatim 5 minuta pauze. Posle četiri kruga duža pauza. Dobro kada teško krećete.

• Pojedi žabu: najneprijatniji zadatak uradite odmah ujutru, kao prvi. Ostatak dana onda ide lakše.

• Ajzenhauerova matrica: zadatke razvrstavate prema tome šta je važno, a šta je samo hitno. Pomaže kada imate osećaj da po ceo dan gasite požare i ništa ne završavate.

Rešite se rutine: delegirajte i automatizujte

Mnogi preduzetnici provode sate nedeljno na poslovima koji firmu ne pomeraju napred — samo moraju da se urade. Izdavanje istih faktura iznova, praćenje ko još nije platio, prekucavanje podataka. Upravo tu se može vratiti najviše vremena.

Ono što se ponavlja obično može da se automatizuje. Ponavljajuće fakture možete podesiti tako da izlaze same. Podsetnike za neplaćene fakture možete slati automatski umesto da ih pišete ručno. A kod svega što ne može da se automatizuje, zapitajte se da li baš vi to morate da radite ili može da se delegira.

Odmor nije nagrada, već deo učinka

Fokus se troši kao baterija. Bez pauza opada — pravite više grešaka i svaki zadatak traje duže. Kratka pauza posle svakog bloka i dovoljno sna nisu luksuz, već uslov da sledećeg dana ponovo funkcionišete.

Kao preduzetnik uz to nemate fiksno radno vreme, pa je lako raditi bez prestanka. Postavite granice — kraj radnog dana, jedan slobodan dan nedeljno — i držite ih se jednako ozbiljno kao i rokova prema klijentima. Dugoročno je to jeftinije od izgaranja.