Upravljanje vremenom na poslu: manje zadataka, veća produktivnost

Prvo smanjite broj zadataka

Lista zadataka raste sama — skratiti je možete samo vi. A većina stavki na njoj to podnosi, a da se ništa ne pokvari. Pre nego što isplanirate dan, prođite zadatke jedan po jedan i za svaki odlučite u koju od tri pregrade spada: napolje, na nekog drugog, ili na automatiku.

• Napolje — zadatak koji ne pomera rezultat. Sastanak sa kog nikada ne proizađe odluka. Izveštaj koji svakog meseca šaljete, a niko ga ne otvara. Izostavite tako nešto i niko ne primeti — to je vaš odgovor.

• Na nekog drugog — zadatak koji kolega ili saradnik obavi 80 %. Jurnjava za poslednjih 20 % savršenstva na nevažnoj stvari košta vas vremena kog nedostaje na drugom mestu.

• Na automatiku — administracija koja se ponavlja bez izmena. Iste fakture svakog meseca, opomene po dospeću, prepisivanje podataka iz mejla u sistem. Nije reč o tome da zadatak uradite brže, već da vas se više ne tiče.

Ostatak poređajte po važnosti, ne po hitnosti

Hitno i važno nije isto. Mejl, poziv, „brza" molba kolege izbace vas iz toka — a uveče shvatite da ste ceo dan gasili tuđe požare.

Podelite preostale zadatke na dve gomile: šta približava vaše ciljeve, a šta samo odvlači pažnju. Važno stavite na prvu polovinu dana, kada imate najviše energije. Hitno, ali nevažno ostavite za kraj dana — ili odmah uklonite.

Grupišite slične zadatke u blokove

Prebacivanje između vrsta posla skriveni je porez — svako prebacivanje košta nekoliko minuta dok se ponovo ne usredsredite, a tokom dana od toga postanu sati. Zato radite slično zajedno: pozive jedan za drugim, fakture odjednom, mejlove u jednom bloku. Jedna vrsta zadatka, jedan prozor u kalendaru.

Zaštitite vreme za fokus

Najteži posao traži neprekinuto vreme. Rezervišite u kalendaru blok od 60 do 90 minuta za jednu stvar, isključite obaveštenja i sklonite telefon iz vidokruga — i dajte okolini do znanja da trenutno niste dostupni. Ne odgovara vam dug blok? Probajte 25 minuta rada pa kratku pauzu. Metod nije bitan, bitno je da aktivno branite vreme za fokus — samo se neće pojaviti.

Može pomoći i pravilo dva minuta. Ako nešto možete da završite za manje od dva minuta, uradite to odmah umesto da dodajete još jednu stavku na svoju listu.

Već ove nedelje pokušajte da uklonite ili automatizujete jedan zadatak koji se ponavlja i posvetite devedeset minuta poslu koji zaista unapređuje vaše poslovanje.