Schvaľovacia politika je interný súbor pravidiel, ktorý určuje, kto a ako schvaľuje faktúry, objednávky, náklady a platby. Jej cieľom je prehľad, kontrola a zníženie rizík chýb či podvodov.

Môže byť jednotná alebo rozdielna podľa typu dokladov a podľa sumy. Zvyčajne popisuje kroky schvaľovania, limity právomocí, náhradníkov a spôsob, ako sa schválenie zaznamená.

Čo by mala schvaľovacia politika obsahovať:

Zloženie: akcie, dlhopisy, fondy, hotovosť a prípadné alternatívy; miešajte podľa cieľov.
Cieľ a horizont: rezerva, rozvoj firmy alebo dlhodobé zhodnotenie; kedy budete peniaze potrebovať.
Riziko a diverzifikácia: neklaďte všetko na jednu kartu; viac druhov aktív znižuje výkyvy.
Likvidita: ako rýchlo viete peniaze získať späť a s akými podmienkami.
Poplatky a dane: znižujú čistý výnos; pri predaji a výnosoch môžu vzniknúť povinnosti.
Oddelenie peňazí: osobné a firemné investície držte striktne oddelene a majte jasné doklady.
Jednoduché pravidlá: stručná investičná politika vám uľahčí rozhodovanie aj kontrolu.

Roly a zodpovednosti: kto môže schvaľovať a za čo zodpovedá.
Limity podľa sumy a typu výdavku: jednoduché pravidlá, kedy stačí jeden podpis a kedy viac úrovní.
Postup krokov (workflow): kontrola, schválenie, uvoľnenie platby.
Povinné podklady: zmluva, objednávka, dodací list alebo rozpočet.
Oddelenie činností: ten, kto zadáva doklad, by ho nemal aj schvaľovať a platiť.
Náhradníci a eskalácie: kto schváli v neprítomnosti a ako sa riešia výnimky.
Evidencia a dohľadateľnosť: záznam o čase, osobe a zmene pri každom kroku.
Archivácia a súlad: jasné pravidlá, ktoré zapadajú do interných smerníc a zákonných požiadaviek.

V menšej firme môže byť politika jednoduchá, dôležité je mať ju písomne a dodržiavať. V online fakturačných systémoch sa dá nastaviť viac úrovní schvaľovania a všetky kroky sa ukladajú do záznamu.

Slovník pojmy od písmena "I"