Troškovi: evidencija dokumenata i odbitak PDV-a

Zašto je važno evidentirati troškove

Pažljiva evidencija troškova donosi preduzetnicima i malim privrednim društvima tri praktične prednosti:

• Odbitak prethodnog PDV-a – kao PDV obveznik možete odbiti PDV iz primljenih računa i smanjiti svoju poresku obavezu. Bez evidentiranih troškova nemate od čega odbiti.

• Poslovni rashodi u oporezivanju dobiti – troškovi koji su povezani sa vašom delatnošću umanjuju oporezivu osnovicu kod preduzetnika koji vode knjige i kod privrednih društava. Bez dokumenata Poreska uprava ih neće priznati.

• Pregled novčanog toka – znate koliko vaše poslovanje stvarno košta i gde možete optimizovati troškove.

Šta je poslovni rashod i šta možete da odbijete

Poslovni rashod je trošak koji je povezan sa vašom delatnošću i koji možete da dokumentujete računom. Tipični primeri:

• Nabavka robe i sirovina za proizvodnju

• Kancelarijski materijal, softver, pretplate na alate

• Gorivo i troškovi vozila koje koristite u poslovne svrhe

• Telefon, internet, zakup poslovnog prostora

• Stručno usavršavanje, stručna literatura, prisustvo na konferencijama

• Usluge spoljnih dobavljača (knjigovođa, advokat, marketing)

Poseban slučaj: paušalci

Ako ste preduzetnik koji se paušalno oporezuje, vaš porez i doprinosi su unapred utvrđeni rešenjem Poreske uprave – ne zavise od stvarnih prihoda i rashoda. To znači da poslovne rashode ne odbijate u poreskoj prijavi. Evidencija troškova ipak ima smisla – za pregled stvarne profitabilnosti, za poređenje da li vam se paušalni režim još uvek isplati, i za slučaj da prekoračite limit od 6 miliona dinara i pređete na vođenje knjiga.

Paušalci takođe ne mogu biti u sistemu PDV-a sve dok ne pređu limit od 8 miliona dinara prometa u prethodnih 12 meseci.

Šta dokument treba da sadrži

Da biste mogli da odbijete PDV i priznate trošak, račun mora imati propisane obavezne elemente – posebno naziv i PIB izdavaoca, datum izdavanja i datum prometa, opis robe ili usluge, osnovicu, stopu i iznos PDV-a, kao i ukupan iznos.

Gde se nalazi spisak troškova u FakturaOnline

Spisak troškova otvarate klikom na Expenses u gornjoj navigaciji. Tu se nalaze svi do sada evidentirani dokumenti, sortirani po datumu.

Za svaki trošak vidite osnovne podatke – broj, dobavljača, datum, iznos, status plaćanja. Sortiranje po bilo kojoj koloni omogućavate strelicama u zaglavlju, tako da brzo nađete na primer sve neplaćene dokumente ili troškove određenog dobavljača.

Kako dodati novi trošak korak po korak

1. Kliknite na New expense

Na spisku troškova kliknite na dugme New expense. Otvara se obrazac za unos.

2. Otpremite skeniran dokument ili fotografiju

Preporučujemo da prvo otpremite fotografiju fiskalnog računa ili PDF primljene fakture. Dokument je tako sačuvan zajedno sa unosom i ne morate ga tražiti u fascikli kada vam ga zatraži knjigovođa ili Poreska uprava.

3. Popunite podatke iz dokumenta

Obrazac ima ova polja:

• Broj dokumenta – prepišite sa fakture ili računa

• Datum izdavanja – kada je dokument izdat

• Datum prometa – kada je roba isporučena ili usluga izvršena. Ovaj datum određuje u koji poreski period PDV-a trošak ulazi

• Datum odbitka PDV-a – obično isti kao datum prometa, ali se može razlikovati

• Datum dospeća – do kada se dokument plaća

• Dobavljač sa dokumenta – ko je izdao račun

• Stavke troška sa PDV-om – šta ste kupili, iznos i stopa PDV-a

• Napomena – opciono, npr. „nabavka za projekat XY" ili „službeno putovanje Niš"

4. Sačuvajte trošak dugmetom Save Expense

5. Označite trošak kao plaćen

Posle čuvanja u koloni State možete označiti da je dokument plaćen. To vam pomaže da imate pregled dospeća i novčanog toka.

Rad sa troškovima na spisku

Sa desne strane svakog troška su tri praktične funkcije:

• Dupliraj – korisno kod redovnih troškova (mesečna pretplata, zakup). Umesto ponovnog unosa, duplirate i menjate samo datum i iznos

• Izmeni – dokument možete uređivati u bilo kom trenutku (npr. da dodate zaboravljen prilog)

• Obriši – uklanja trošak sa spiska

Troškovi i evidencija PDV-a

Evidentirani troškovi su osnova za dve ključne poreske obaveze:

• Poreska prijava PDV-a – ako ste u sistemu PDV-a, prijava se podnosi mesečno ili tromesečno u zavisnosti od prometa, preko portala ePorezi. Iz svakog primljenog računa sa PDV-om uvrštavate prethodni porez koji odbijate.

• Poreska prijava poreza na dohodak – preduzetnici koji vode knjige (PPDG-1S) odbijaju stvarne poslovne rashode od prihoda. Godišnji iznosi iz evidencije troškova vam služe za izradu prijave.

U oba slučaja, evidencija u FakturaOnline pruža ukupne iznose i datume svih dokumenata – za unos u računovodstveni softver ili predaju knjigovođi.

Saveti za jednostavnu evidenciju troškova

• Unosite troškove redovno, ne tek na kraju kvartala. Gomila nakupljenih dokumenata demotiviše i povećava rizik da nešto zaboravite

• Fotografije računa odmah otpremajte u aplikaciju. Štedite vreme sebi i knjigovođi – ništa ne morate naknadno tražiti

• Proveravajte stopu PDV-a. U Srbiji važe stope 20 % (opšta) i 10 % (posebna) – pogrešno uneta stopa iskrivljuje odbitak

• Kod redovnih troškova koristite dupliranje. Mesečna pretplata, zakup ili paket za telefon unesete jednom i posle samo kopirate

Najčešća pitanja

Red u troškovima znači mir prilikom svake poreske prijave. Kada sve imate na jednom mestu u FakturaOnline, štedite vreme sebi i svom knjigovođi.