Papirna ili elektronska faktura? Šta kaže zakon u Srbiji
Papir, PDF i e-faktura nisu isto
Po Zakonu o PDV-u faktura može biti papirna ili elektronska. Elektronsku fakturu van sistema e-faktura smete da pošaljete samo uz saglasnost primaoca. Saglasnost ne mora biti pisana: dovoljno je da kupac fakturu primi i plati.
U praksi postoje tri oblika:
Papirna faktura, odštampana i predata lično ili poštom.
PDF poslat mejlom, elektronski dokument koji primalac ipak čita i ručno prepisuje.
E-faktura, strukturisana XML datoteka sa podacima kao što su PIB i matični broj, koja prolazi kroz Sistem elektronskih faktura (SEF), državnu platformu Ministarstva finansija.
PDF nije e-faktura
Po Zakonu o elektronskom fakturisanju e-faktura je samo dokument izdat, poslat i primljen preko SEF-a. Tamo gde je SEF obavezan, PDF poslat mejlom ne ispunjava zakonsku obavezu.
Kada je e-faktura obavezna
Javni sektor (B2G): fakturu državnom organu, javnom preduzeću ili lokalnoj samoupravi šaljete samo kroz SEF. To važi i za preduzetnike van sistema PDV-a, koji se prijavljuju kao dobrovoljni korisnici.
Obveznici PDV-a (B2B): međusobno izdaju i primaju fakture isključivo kroz SEF.
Firme van sistema PDV-a: paušalci i drugi neobveznici nemaju obavezu, ali mogu da se prijave dobrovoljno.
Građani (B2C): zakon se ne odnosi na fizička lica koja nisu preduzetnici. Njima izdajete papirnu fakturu ili PDF, a u prometu na malo fiskalni račun.
Kada obveznik PDV-a fakturiše paušalcu koji nije u SEF-u, faktura ide mimo sistema, na papiru ili kao PDF, a PDV se evidentira u SEF-u.
Registraciju, slanje i prihvatanje faktura opisuje članak o tome kako funkcioniše sistem elektronskih faktura.
Koliko dugo se čuvaju fakture
E-fakture iz SEF-a: privatni sektor ih čuva 10 godina od kraja godine u kojoj su izdate.
Papirne i PDF fakture: po Zakonu o računovodstvu 5 godina od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose.
U oba slučaja faktura mora ostati čitljiva i neizmenjena do isteka roka.
Papirna faktura: prednosti i mane
Prednosti
Ne zahteva tehniku ni saglasnost kupca.
Odgovara kupcima koji ne rade sa elektronskim dokumentima.
Mane
Troškovi štampe, koverata i poštarine.
Dostava traje danima, pa kasni i naplata.
Može da se izgubi ili ošteti.
Arhiva godinama zauzima prostor, a podaci se prekucavaju ručno.
Elektronska faktura: prednosti i mane
Prednosti
Stiže odmah, pa kupac može ranije da plati.
Nema troškova štampe i pošte.
Lako se pretražuje i arhivira.
E-fakturu iz SEF-a niko ne prekucava, a njen status vidite u sistemu.
Mane
Za PDF van SEF-a potrebna je saglasnost kupca.
Bez rezervnih kopija rizikujete gubitak podataka.
U SEF-u morate pratiti rokove za prihvatanje i odbijanje faktura.
Mejlom stižu i lažne fakture koje oponašaju prave dobavljače.
Pre nego što platite neočekivanu fakturu, proverite kako prepoznati lažnu fakturu.
Kako preći na elektronske fakture
Proverite da li ste obveznik PDV-a i da li fakturišete javnom sektoru. Tada je SEF obavezan.
Sa kupcima van SEF-a dogovorite slanje PDF-a i adresu za fakture.
Čuvajte fakturu zajedno sa porudžbinom i dokazom o plaćanju.
Pravite rezervne kopije na najmanje dva mesta.
Šta izabrati
Obveznik PDV-a: sa drugim obveznicima i javnim sektorom samo SEF. Papir ili PDF ostaju za građane i firme van SEF-a.
Paušalac ili neobveznik PDV-a: birate slobodno, osim kada fakturišete javnom sektoru.
Kombinacija je uobičajena: e-faktura gde je obavezna, PDF gde kupac pristane, papir za one koji ga traže.
Česta pitanja
Da li je PDF faktura poslata mejlom važeća?
Jeste, ako je kupac saglasan i faktura sadrži sve propisane elemente. Ne važi u transakcijama u kojima je SEF obavezan.
Moram li da koristim SEF ako nisam obveznik PDV-a?
Samo ako fakturišete javnom sektoru. Firmama i građanima možete fakturisati na papiru ili elektronski.
Koliko dugo se čuvaju fakture?
E-fakture iz SEF-a 10 godina od kraja godine izdavanja. Papirne i PDF fakture po Zakonu o računovodstvu 5 godina od kraja poslovne godine.
Da li faktura mora da bude potpisana?
Ne. Prema mišljenju Ministarstva finansija dovoljna je identifikaciona oznaka lica ovlašćenog za izdavanje fakture.
