E-fakturisanje u Srbiji: šta je i kako funkcioniše SEF

Šta je e-fakturisanje

E-fakturisanje je izdavanje, slanje, prijem i čuvanje faktura u obliku koji računar automatski obrađuje. U Srbiji se radi isključivo preko Sistema elektronskih faktura (SEF), državne platforme kojom upravlja Ministarstvo finansija.

• E-faktura je XML datoteka sa propisanom strukturom: svaki podatak (PIB, iznos, stopa PDV-a) ima svoje polje koje sistem primaoca čita bez prekucavanja.

• PDF ili skenirana faktura je samo slika dokumenta. Nema strukturu, ne prolazi kroz SEF i po zakonu nije elektronska faktura.

Kako funkcioniše SEF: korak po korak

1. Registracija. Zakonski zastupnik se prijavljuje na SEF preko portala eID i po potrebi ovlašćuje druge korisnike.

2. Kreiranje fakture. Fakturu unosite direktno u SEF ili je šaljete iz svog programa preko API-ja. Sistem je pretvara u XML.

3. Validacija i slanje. SEF proverava obavezne elemente i dostavlja fakturu primaocu po PIB-u, odnosno JBKJS-u kod javnog sektora.

4. Prihvatanje ili odbijanje. Primalac ima 15 dana da fakturu prihvati ili odbije. Odbijena faktura može se naknadno prihvatiti.

5. Evidentiranje PDV-a i čuvanje. Faktura ostaje u SEF-u, a podaci o PDV-u ulaze u elektronsku evidenciju.

Koji format se koristi u Srbiji

E-faktura u SEF-u je XML datoteka po standardu UBL 2.1. Sadržaj prati srpski standard elektronskog fakturisanja (SRPS EN 16931-1), preuzet iz evropskog standarda EN 16931 i prilagođen domaćim propisima, na primer poljima za PIB i matični broj. Pri ručnom unosu XML generiše SEF; sopstveni softver mora da proizvede validan UBL 2.1 dokument. Obavezni podaci su isti kao kod svake fakture; pregled daje članak o osnovnim elementima koje faktura treba da sadrži.

Šta zakon traži od vas

Zakon o elektronskom fakturisanju propisuje četiri osnovne obaveze:

• Izdavanje kroz SEF za svaki promet drugom korisniku sistema. Kod fiskalizovanog prometa e-faktura ne sme prethoditi fiskalnom računu.

• Prijem i odgovor na ulazne fakture u roku od 15 dana.

• Elektronsko evidentiranje PDV-a u SEF-u, zbirno ili pojedinačno, najkasnije do 12. dana meseca posle poreskog perioda.

• Čuvanje i integritet. Verodostojnost porekla i integritet sadržine obezbeđujete od izdavanja do isteka roka čuvanja.

Sadržaj, rokove izdavanja i ispravke pokriva vodič kroz pravila fakturisanja u Srbiji.

Ko mora da koristi SEF

• B2G: svako ko fakturiše državnom organu, javnom preduzeću ili lokalnoj samoupravi, uključujući preduzetnike van sistema PDV-a, koji se pre slanja registruju kao dobrovoljni korisnici.

• B2B: obavezno za sve obveznike PDV-a, kao izdavaoce i kao primaoce.

• Van sistema PDV-a: paušalci i firme koje nisu obveznici PDV-a nemaju obavezu, ali mogu ući kao dobrovoljni korisnici.

Prednosti i rizici

Prednosti:

• bez prekucavanja i izgubljenih faktura, status vidite u sistemu;

• lakši odbitak prethodnog PDV-a, jer se podaci slažu na obe strane;

• arhiva je u SEF-u, bez fascikli i sopstvenog servera.

Rizici:

• propušten rok od 15 dana znači odbijenu fakturu i kašnjenje naplate;

• kazna za povredu obaveza: pravno lice 200.000 do 2.000.000 RSD, preduzetnik 50.000 do 500.000 RSD. Grešku u evidenciji ispravljenu pre nadzora zakon ne kažnjava;

• faktura izdata tokom prekida rada sistema smatra se dostavljenom tek kada SEF ponovo proradi.

Česta pitanja